Cleanroom Vision Builder

1. Inleiding

Deze privacyverklaring beschrijft hoe ToolsForWork BV ("ToolsForWork", "wij", "ons") persoonsgegevens verwerkt in het kader van de Cleanroom Vision Builder, beschikbaar op cleanroombuilder.toolsforwork.nl ("de Tool" of "CVB").

Deze verklaring is specifiek voor de CVB en geldt naast onze algemene privacyverklaring op toolsforwork.nl. Bij strijdigheid heeft deze CVB-specifieke verklaring voorrang voor zover het de CVB betreft.

Wij verwerken persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet AVG.

2. Verwerkingsverantwoordelijke

Verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens via de CVB is:

• ToolsForWork BV

Mierlo, Nederland

E-mail: info@toolsforwork.nl

KvK-nummer: 42054497

Voor vragen over deze privacyverklaring of het uitoefenen van uw rechten kunt u contact opnemen via info@toolsforwork.nl.

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

3.1 Bij regulier gebruik van de Tool

De CVB werkt zonder verplichte registratie of account. Bij regulier gebruik verwerken wij geen persoonsgegevens die direct tot u herleidbaar zijn. Wel worden de volgende technische gegevens verwerkt:

• IP-adres, browsertype en -versie, besturingssysteem (in beperkte serverlogs voor beveiliging en foutdiagnose)
• tijdstip en aard van het verzoek aan onze servers
• lokaal in uw browser opgeslagen voorkeuren (zie artikel 9 — Cookies en lokale opslag).

Projectgegevens die u in de Tool invoert (zoals afmetingen, tegelindeling, materialen) worden uitsluitend in uw browser bewerkt en niet op onze servers opgeslagen, totdat u zelf kiest om deze te delen via een van de hieronder beschreven functies (offerte-aanvraag of mailen van het PDF-rapport).

3.2 Bij het aanvragen van een offerte

Wanneer u via de Tool een vrijblijvende offerte-aanvraag indient, verzamelen wij de volgende gegevens, voor zover door u ingevuld:

• voor- en achternaam
• e-mailadres
• bedrijfsnaam
• telefoonnummer (optioneel)
• gewenste offerte- of projectdatum
• eventuele opmerkingen die u zelf invoert
• de met de offerte verbonden projectgegevens en het door de Tool gegenereerde ontwerp.

3.3 Bij het mailen van het PDF-rapport ("Mail mijn configuratie")

Wanneer u via de Tool kiest om het PDF-rapport van uw configuratie per e-mail te ontvangen, verzamelen wij:

• voor- en achternaam
• e-mailadres
• bedrijfsnaam (optioneel)
• de door u in de Tool ingevoerde projectgegevens en het gegenereerde rapport.

Deze gegevens worden via onze e-maildienstverlener (Resend) verstuurd: één e-mail met het PDF-rapport aan u, en parallel één e-mail met dezelfde configuratiegegevens aan ToolsForWork. De aan ToolsForWork gerichte e-mail wordt opgeslagen in onze zakelijke Microsoft 365-omgeving (Outlook). Deze opgeslagen e-mail dient als kopie van uw configuratie zodat u deze later op verzoek kunt terugkrijgen, en — uitsluitend met uw uitdrukkelijke toestemming — als bron voor productverbetering. Zie artikel 6 voor de details.

4. Doelen en grondslagen

Wij verwerken uw persoonsgegevens uitsluitend voor de hieronder genoemde doelen, op basis van de daarbij vermelde grondslag uit artikel 6 AVG:

• Werking en beveiliging van de Tool: het kunnen aanbieden van een functionerende, veilige en stabiele Tool. Grondslag: gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG).

Foutdiagnose en herstel: het analyseren en oplossen van technische storingen. Grondslag: gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG).

Doorgifte aan CAS Installatietechniek (handelsnaam van Comfort Air Solutions B.V.) bij offerte-aanvraag: doorgifte van uw aanvraag aan onze partner CAS Installatietechniek zodat zij rechtstreeks contact met u kunnen opnemen voor de offerte. Grondslag: uw uitdrukkelijke toestemming (art. 6 lid 1 sub a AVG), die u geeft via een aparte checkbox in het offerteformulier.

Verzending van het PDF-rapport per e-mail: het op uw verzoek toezenden van een PDF van uw configuratie. Grondslag: uitvoering van de op uw verzoek uitgevoerde dienst (art. 6 lid 1 sub b AVG).

Bewaren van een kopie van uw configuratie in onze e-mailomgeving: opslag van de aan ToolsForWork verzonden kopie-e-mail in onze zakelijke Microsoft 365-omgeving, zodat u uw configuratie op verzoek kunt terugkrijgen indien u deze in uw eigen omgeving zou verliezen. Grondslag: gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG) — continuïteit van de dienstverlening en bescherming tegen dataverlies aan uw zijde.

Productverbetering en gebruikersanalyse: analyse van uw configuratie en gebruik om de Tool, de algoritmes en de rapportage te verbeteren. Grondslag: uw uitdrukkelijke toestemming (art. 6 lid 1 sub a AVG), die u geeft via een aparte checkbox bij de "Mail mijn configuratie"-functie. Zonder die toestemming wordt uw configuratie niet voor productanalyse gebruikt.

Voldoen aan wettelijke verplichtingen: voor zover wij wettelijk verplicht zijn gegevens te bewaren of te verstrekken. Grondslag: wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 sub c AVG).

5. Doorgifte aan CAS Installatietechniek

De CVB is een gratis tool. Wanneer u via de Tool een offerte aanvraagt, worden uw aanvraaggegevens doorgestuurd naar:

• CAS Installatietechniek (handelsnaam van Comfort Air Solutions B.V.), de aannemer/uitvoerder voor cleanroom-realisaties
• Spegelt 14, 5674 CD Nuenen
• Telefoon: +31 (0)85 - 8005692 · E-mail: info@comfortairsolutions.nl

CAS Installatietechniek neemt na ontvangst rechtstreeks contact met u op om uw offerte op te stellen. ToolsForWork stelt zelf geen offertes op voor cleanroom-realisaties.

Rolverdeling onder de AVG: ToolsForWork is verwerkingsverantwoordelijke voor uw gegevens tot en met het moment van doorgifte aan CAS Installatietechniek. Vanaf dat moment wordt CAS Installatietechniek zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke voor de verdere verwerking, waaronder het opstellen van de offerte, eventuele projectuitvoering en eventuele opvolgcommunicatie. Voor vragen over de verwerking door CAS verwijzen wij u naar de privacyverklaring van CAS.

Doorgifte vindt uitsluitend plaats wanneer u daarvoor in het offerteformulier expliciet toestemming heeft gegeven. Zonder die toestemming vindt geen doorgifte plaats.

6. PDF-rapport per e-mail en backup van uw configuratie

Wanneer u kiest om het PDF-rapport van uw configuratie per e-mail te ontvangen, vindt naast de verzending van het rapport ook opslag plaats bij ToolsForWork. Deze paragraaf beschrijft die verwerking en uw rechten daarbij.

6.1 Verzending van het PDF-rapport

Het PDF-rapport wordt op uw verzoek aangemaakt en aan het door u opgegeven e-mailadres verzonden. Voor het versturen schakelen wij een e-maildienst in als subverwerker (zie artikel 7).

6.2 Kopie bij ToolsForWork

Tegelijk met de verzending van het PDF-rapport aan u, ontvangt ToolsForWork een parallelle e-mail met dezelfde configuratiegegevens. Deze e-mail wordt opgeslagen in onze zakelijke Microsoft 365-omgeving (Outlook). Het doel van deze opslag is dat u, mocht u uw eigen kopie verliezen of niet meer kunnen terugvinden, op verzoek een nieuwe kopie van uw configuratie kunt ontvangen. Daarnaast stelt deze opslag ToolsForWork in staat om — alleen met uw toestemming, zie 6.3 — uw configuratie te gebruiken voor productverbetering.

U kunt op elk moment via info@toolsforwork.nl verzoeken om:

• een nieuwe kopie van uw opgeslagen configuratie te ontvangen, voor zover deze nog binnen de bewaartermijn (zie artikel 8) bij ons aanwezig is
• uw opgeslagen configuratie eerder dan de standaard bewaartermijn te laten verwijderen.

Mocht u deze opslag niet wensen, gebruik dan de "Mail mijn configuratie"-functie niet — uw configuratie blijft dan uitsluitend lokaal in uw browser. Het PDF-rapport zelf kunt u in dat geval niet via deze weg per e-mail ontvangen.

6.3 Productverbetering (alleen met uw toestemming)

Naast de backup-opslag onder 6.2 willen wij uw configuratie ook gebruiken om de Tool en de onderliggende algoritmes te verbeteren. Hiervoor vragen wij in het formulier afzonderlijk om uw uitdrukkelijke toestemming via een aparte, niet vooraf aangevinkte checkbox.

Indien u toestemming geeft, mag ToolsForWork uw configuratie en het bijbehorende rapport gebruiken voor productanalyse en -verbetering. Wij streven ernaar deze analyses zoveel mogelijk op geanonimiseerde of geaggregeerde wijze uit te voeren.

Indien u geen toestemming geeft, vindt geen productanalyse op uw configuratie plaats; uw gegevens worden in dat geval uitsluitend gebruikt voor de doelen onder 6.1 en 6.2.

U kunt uw toestemming voor productanalyse op elk moment intrekken via info@toolsforwork.nl. Intrekking laat de rechtmatigheid van eerdere verwerking onverlet.

7. Subverwerkers en ontvangers

Voor de werking van de CVB schakelen wij de volgende dienstverleners in als subverwerker. Deze partijen verwerken persoonsgegevens uitsluitend in onze opdracht en op basis van een verwerkersovereenkomst:

• Vercel Inc. (hosting van de webapplicatie): het hosten van de Tool en het beperkt verwerken van technische serverlogs voor beveiliging en foutdiagnose. Vercel is gevestigd in de Verenigde Staten; doorgifte vindt plaats op basis van de standaard contractbepalingen van de Europese Commissie en de aanvullende waarborgen van Vercel.

Resend (e-mailverzending): verzending van offerte-aanvragen aan CAS Installatietechniek en verzending van PDF-rapporten aan gebruikers, alsmede verzending van de parallelle kopie aan ToolsForWork. Resend wordt uitsluitend gebruikt als doorgeefdienst en bewaart de inhoud van e-mails niet langer dan technisch noodzakelijk voor de aflevering. Resend is gevestigd in de Verenigde Staten; doorgifte vindt plaats op basis van de standaard contractbepalingen van de Europese Commissie.

Microsoft Ireland Operations Ltd. (Microsoft 365 / Outlook): opslag en beheer van de zakelijke e-mail van ToolsForWork, waaronder de in artikel 6.2 bedoelde kopie-e-mails. ToolsForWork maakt gebruik van een Microsoft 365 Business-abonnement met EU-gegevenslocatie; opslag vindt primair plaats binnen de Europese Unie. Microsoft is onderdeel van een Amerikaans concern; voor zover incidentele doorgifte buiten de EER plaatsvindt, gebeurt dit op basis van de standaard contractbepalingen van de Europese Commissie en de aanvullende waarborgen van het Microsoft Data Protection Addendum.

Buiten deze subverwerkers en de doorgifte aan CAS Installatietechniek (artikel 5) geven wij uw persoonsgegevens niet aan derden, tenzij wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

8. Bewaartermijnen

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de in artikel 4 genoemde doelen:

• Technische serverlogs (Vercel): maximaal 30 dagen, daarna automatisch verwijderd of geanonimiseerd door de subverwerker.

Offerte-aanvragen in onze e-mailomgeving: na succesvolle doorgifte aan CAS Installatietechniek bewaart ToolsForWork de aanvraag-e-mail nog maximaal 90 dagen ten behoeve van foutherstel en aantoonbaarheid van de doorgifte. ToolsForWork verwijdert deze e-mails uiterlijk na 90 dagen, of eerder op uw verzoek.

Verwerking door CAS Installatietechniek: CAS hanteert eigen bewaartermijnen na overdracht. Zie hiervoor de privacyverklaring van CAS.

Kopie-e-mails met uw configuratie en contactgegevens (Microsoft 365): maximaal 24 maanden na ontvangst. ToolsForWork verwijdert deze e-mails handmatig uiterlijk binnen die termijn, of eerder op uw verzoek.

Configuratie- en gebruiksgegevens voor productanalyse (alleen bij toestemming): maximaal 24 maanden na verkrijging van toestemming. Bij intrekking van toestemming wordt de verwerking voor dit doel gestaakt.

Verzendlogs bij Resend: gehanteerd volgens de bewaartermijnen van Resend, in beginsel niet langer dan 30 dagen.

Gegevens die wij wettelijk moeten bewaren: voor de duur van de toepasselijke wettelijke bewaarplicht.

9. Cookies en lokale opslag

De CVB maakt gebruik van lokale opslag in uw browser (localStorage) voor functionele doeleinden, zoals het onthouden of u de introductietour heeft gevolgd en het tijdelijk bewaren van uw projectgegevens tijdens een sessie. Dit zijn functionele opslagtechnieken waarvoor geen voorafgaande toestemming vereist is.

De CVB plaatst geen tracking-cookies, geen advertentie-cookies en geen cookies van derden voor analytische of marketingdoeleinden, tenzij dit uitdrukkelijk wordt aangekondigd via een cookiebanner waarin u toestemming kunt geven of weigeren.

U kunt lokale opslag op elk moment via uw browserinstellingen wissen. Dit kan tot gevolg hebben dat bepaalde functionaliteiten van de Tool opnieuw moeten worden geconfigureerd.

10. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of onrechtmatige verwerking. Deze maatregelen omvatten onder meer versleutelde verbindingen (HTTPS/TLS), toegangsbeheer op basis van noodzaak, logging van toegang tot persoonsgegevens en periodieke evaluatie van onze beveiligingsmaatregelen.

Wij beoordelen onze maatregelen regelmatig en passen deze aan waar nodig.

11. Uw rechten

Op grond van de AVG heeft u onder meer de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

• Recht van inzage: u kunt opvragen welke persoonsgegevens wij van u verwerken.

Recht op rectificatie: u kunt onjuiste of onvolledige gegevens laten corrigeren of aanvullen.

Recht op verwijdering: u kunt verzoeken om verwijdering van uw persoonsgegevens, voor zover wij niet wettelijk verplicht zijn deze te bewaren. Dit omvat ook het verwijderen van de bij ons opgeslagen kopie-e-mail met uw configuratie.

Recht op beperking: u kunt verzoeken de verwerking van uw gegevens tijdelijk te beperken.

Recht op dataportabiliteit: u kunt vragen om de gegevens die u zelf aan ons heeft verstrekt, waaronder uw opgeslagen configuratie, in een gestructureerd, gangbaar formaat te ontvangen.

Recht van bezwaar: u kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang, waaronder de backup-functie.

Recht om toestemming in te trekken: voor verwerkingen die op uw toestemming berusten — waaronder de doorgifte aan CAS en het gebruik voor productverbetering — kunt u uw toestemming op elk moment intrekken. Dit laat de rechtmatigheid van eerdere verwerking onverlet.

U kunt deze rechten uitoefenen door een verzoek te sturen aan info@toolsforwork.nl. Wij reageren binnen één maand na ontvangst van uw verzoek. Voor de verwerking door CAS Installatietechniek na doorgifte verwijzen wij u naar CAS rechtstreeks.

Ter verificatie van uw identiteit kunnen wij om aanvullende informatie vragen.

12. Klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens

Indien u van mening bent dat wij uw persoonsgegevens niet correct verwerken, heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Wij waarderen het zeer als u eerst contact met ons opneemt, zodat wij uw klacht kunnen onderzoeken en zo nodig oplossen. Meer informatie: https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

13. Wijzigingen van deze privacyverklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd wijzigen, bijvoorbeeld bij wijzigingen in de Tool, in onze dienstverlening of in toepasselijke wet- en regelgeving. De meest recente versie is altijd beschikbaar op cleanroombuilder.toolsforwork.nl/privacy. Bij substantiële wijzigingen zullen wij u, voor zover redelijkerwijs mogelijk, vooraf informeren.

14. Contact

Heeft u vragen over deze privacyverklaring of over de manier waarop wij persoonsgegevens verwerken? Neem dan contact op:

• ToolsForWork BV

Mierlo, Nederland

E-mail: info@toolsforwork.nl